Por qué la tecnología de automatización de documentos es clave para un negocio virtual exitoso

Por qué la tecnología de automatización de documentos es clave para un negocio virtual exitoso

Por Sergio Esteve de Miguel

Gracias al avance de la tecnología, los crecientes costos de la propiedad comercial y las tendencias cambiantes de compra de los consumidores, el sector comercial en línea es más grande y más accesible que nunca. Afortunadamente para los empresarios virtuales, Internet está creciendo y diversificándose cada año, con 4.200 millones de navegadores y contando.

Estos usuarios tienen acceso a un asombroso 1.7 billones de sitios webde los cuales dos o tres millones Se cree que los sitios son comercio electrónico. ¡Eso es una gran cantidad de competencia! No es de extrañar, entonces, que numerosas fuentes, incluida Forbes, hayan demostrado que El 90% de las startups en línea fallan dentro de sus primeros 120 días.

Tales estadísticas alarmantes muestran que las empresas en línea no utilizan la tecnología en su beneficio. Sin embargo, la automatización de documentos permite a los emprendedores modernos alejarse de lo que alguna vez fue una tarea larga y manual, simplificando la naturaleza compleja de las tareas administrativas inevitables y dejando más tiempo y energía para el desarrollo de la marca, el servicio al cliente y el marketing, áreas esenciales para el crecimiento empresarial.

Una visión de la automatización de documentos para negocios en línea

Cuando hablamos sobre la automatización de documentos, nos referimos a todo, desde contratos hasta facturas, datos y propuestas de proyectos. Cada uno juega un papel en el éxito de un negocio y puede digitalizarse gracias a un software dedicado.

Con una documentación pobre o llena de errores viene un gasto adicional, tiempo de personal alargado y un servicio al cliente por debajo de la media. Las herramientas de automatización de documentos le permiten mantener documentos concisos y actualizados, asegurando su reputación y haciendo que sus procesos administrativos sean mucho más eficientes. Cuando se trata del éxito comercial virtual, la automatización es clave.

Automatizando ventas y datos

Las herramientas de CRM digital ofrecen servicios de ventas y datos para ayudarlo a mantener listas limpias, generar informes instantáneos, controlar las comunicaciones y cerrar la brecha entre la empresa y el cliente. Algunas herramientas de automatización basadas en CRM también pueden ayudar con la participación y retención de clientes potenciales.

  • Ontraport es una plataforma todo en uno en la que puede atraer nuevos clientes potenciales, crear listas, recuperar los usuarios que abandonan el carrito y comunicarse de manera efectiva con su cliente virtual;
  • Salesforce es un conocido sistema CRM que ayuda a las empresas a aumentar las ventas, llegar a más clientes y mejorar los tiempos de respuesta;
  • Keap le permite crear un proceso de ventas repetible, siguiendo automáticamente a los clientes potenciales para asegurarse de responder a los clientes de manera inmediata y efectiva

Automatización de gestión de proyectos.

Algunas de las herramientas de automatización de documentos más innovadoras están dedicadas a la gestión de proyectos, lo que le permite ser más organizado, estratégico y analítico. Dicho software puede permitir a los equipos presenciar resultados en vivo, editar archivos, rastrear el progreso y revisar estadísticas en una plataforma comunitaria. Con esto, puede definir objetivos, evaluar riesgos, comprender áreas de mejora y superar obstáculos de crecimiento.

  • Microsoft Project lo ayuda a ejecutar tareas con facilidad, gracias a sus plantillas, herramientas de programación, recursos y administración de cartera;
  • Huddle es un software de colaboración basado en la nube, que le permite administrar tareas, proyectos y documentos en su portal seguro para clientes;
  • DealRoom le permite proteger archivos, facilitar la comunicación y asignar tareas, así como simplificar procesos complejos de debida diligencia

Automatización de las finanzas

Las finanzas comerciales, las facturas y la nómina pueden ser una tarea abrumadora y confusa, pero las herramientas de automatización de documentos pueden simplificar y organizar sus cuentas, lo que le permite administrar mejor sus gastos. La automatización financiera fomenta la reducción de costos, destaca dónde se gana y pierde dinero, y reduce el error humano.

  • FreshBooks le permite administrar todas sus facturas y cuentas en un solo lugar;
  • Sage permite la gestión financiera, incita al cumplimiento y reduce la administración;
  • Xero es una herramienta en línea que ofrece una visión perspicaz y en tiempo real sobre el flujo de caja

Automatizacion para abogados

Un estudio de 2016 por MetaJurey demostró que los abogados crean y reciben más de 70 documentos por día, ¡eso es 26,000 por año! Sin embargo, el sector tecnológico legal está aquí para ayudar, acelerando tareas complejas y mundanas, simplificando las cargas de trabajo, gestionando y analizando casos, ofreciendo estrategias de investigación y reduciendo gastos.

  • Bigle Legal le permite crear documentos y contratos legales profesionales y sin errores, 20 veces más rápido;
  • SimpleLegal automatiza la gestión y el análisis de contratos, equipos y finanzas en tiempo real;
  • Legal Robot utiliza el aprendizaje automático para comprender los contratos para el análisis instantáneo

Automatización de marketing

Muchas empresas fracasan debido al bajo rendimiento en línea y la falta de visibilidad del motor de búsqueda. Una encuesta realizada por Marketingsignals.com descubrieron que el 37% de los propietarios de negocios en línea dijeron que su fracaso se debió a su incapacidad para ofrecer marketing en línea, mientras que el 35% atribuyó su fracaso a la falta de visibilidad en línea. Sin embargo, las herramientas de automatización están disponibles para permitir mejores resultados, ayudándole a crear contenido dirigido para la audiencia correcta, competir con rivales, analizar respuestas, mejorar el SEO y construir una marca más fuerte.

  • Marketo genera resultados medibles, con gestión de clientes potenciales, marketing de consumo y creación de marca;
  • SE Ranking ayuda a automatizar tareas de SEO tales como monitoreo de backlinks, investigación de palabras clave, rankings y estrategias de la competencia;
  • MeetEdgar ofrece programación de redes sociales y automatización posterior, enviando contenido en rotación por sí solo

Conéctese y apoye a su fuerza de trabajo remota

Si usted es empleado de trabajadores remotos, entonces tener un repositorio en línea de plantillas de documentos y recursos será una herramienta muy valiosa, que conducirá a la coherencia de marca y proceso, la productividad del personal y la reducción de gastos. Las herramientas de automatización están ahí para ayudar a los equipos remotos, lo que permite una colaboración fácil y una mayor responsabilidad, gracias a la sincronización y el seguimiento en vivo.

  • Slack permite una colaboración segura en línea entre equipos, departamentos, oficinas y países;
  • Basecamp es una herramienta de comunicación en equipo, destinada a mejorar la rendición de cuentas, la delegación y el trabajo colaborativo;
  • Dropbox es un host de archivos que le permite construir una oficina remota en cualquier lugar, gracias al almacenamiento en la nube y la sincronización instantánea de archivos

Cómo la automatización puede beneficiar a las empresas virtuales

Se estima que para 2040, El 95% de todas las compras se realizarán a través del comercio electrónico, lo que demuestra qué tan rápido está creciendo el sector de negocios en línea. Sin embargo, este crecimiento no necesariamente conduce al éxito comercial virtual. Para competir con rivales en línea, su marca debe destacarse. Brindar un servicio al cliente excepcional y crear un equipo sólido de empleados es la clave para ganar lealtad y hacer crecer su marca.

De hecho, la encuesta de Marketingsignals.com encontró que el 16% de las nuevas empresas en línea sintió que su negocio colapsó debido al mal servicio al cliente, mientras que el 14% sintió que el personal deficiente era responsable. Para asegurar y retener a los clientes y a los empleados, los propietarios de negocios en línea deben comprender a fondo su audiencia y facilitar las cargas de trabajo: la automatización de documentos puede ayudar con ambos.

Las herramientas de automatización le permiten crear perfiles para medir y monitorear el comportamiento en su negocio. Esto es increíblemente importante, ya que puede costar seis veces más adquirir un nuevo cliente que mantener uno existente, según Neosperiencia. La automatización de documentos para marketing y administración también puede ayudar a que sus productos o servicios se pongan delante de las personas adecuadas y mejoren el viaje entre la compra y la ejecución.

La automatización de documentos también puede ayudar a los empleados a realizar mejor su trabajo. Al eliminar el elemento manual de administrador esencial, su equipo tendrá libertad para trabajar en los aspectos de su trabajo que realmente disfrutan, haciéndolos más productivos, mejorando la eficiencia y la moral en toda su empresa y mejorando las tasas de retención de personal.

También puede permitir a los trabajadores completar la administración de una manera más precisa, reduciendo errores, eliminando puntos de fricción y reduciendo costos. Al volverse digital, su equipo tendrá la libertad de dedicar más tiempo a la experiencia del cliente y centrarse en las competencias clave de la empresa que lo ayudarán a mejorar su marca.

Es probable que su negocio en línea emplee a trabajadores remotos y, por suerte para usted, un CoSo Cloud La encuesta encontró que el 77% de los trabajadores remotos reportaron una mayor productividad. Al ofrecer a su equipo digital la tecnología que necesitan para desempeñar sus funciones de manera directa, innovadora y colaborativa, se aumentan los niveles de moral, lealtad y felicidad. Hay muchas maneras de hacer que los trabajadores remotos tengan éxito, pero también hay beneficios adicionales para usted.

Contratar personal remoto le permitirá acceder a la diversidad y a una herramienta de talento más amplia, sin las limitaciones asociadas con las horas de trabajo tradicionales de 9 a 5. ¡También puede ahorrar mucho dinero! Las herramientas de colaboración basadas en la nube ayudan a los equipos remotos al proporcionar a cada trabajador los mismos archivos digitales, con sincronización en vivo, actualizaciones en tiempo real y notificaciones instantáneas, acelerando los procesos administrativos y los tiempos de seguimiento. También fomenta la flexibilidad y la productividad, así como el seguimiento de movimientos y cambios para una responsabilidad precisa y un mejor cumplimiento de la seguridad de los datos.

En conclusión

Cuando se trata del mercado empresarial virtual, la competencia y las expectativas de los clientes son excepcionalmente altas. Sin embargo, la automatización de documentos está facilitando el cambio y promoviendo a los empresarios a repensar la forma en que manejan sus negocios. Además de liberar su agenda para asuntos más importantes, la digitalización de sus procesos puede ayudarlo a atraer más clics y conversiones en la web, ayudándole a mejorar sus niveles de servicio al cliente y los tiempos de entrega.

Más allá de eso, la automatización de documentos para negocios en línea también puede fomentar mejores condiciones de trabajo para los empleados, minimizando el error humano, aumentando la moral del equipo y fomentando la lealtad que conducirá a la fortaleza de la marca. Con las mejoras digitales implementadas, podrá concentrarse en el crecimiento de su negocio, la administración de sus finanzas y la reputación general de su importante marca virtual.

Bio Sergio Esteve de Miguel

Sergio es el CFO y cofundador de Bigle Legal, una innovadora startup legaltech de Barcelona. Junto con su hermano, quería combinar su experiencia en negocios y tecnología para transformar la industria legal. Sergio cree que la tecnología puede cambiar la forma en que los profesionales legales abordan sus trabajos y hacen que su vida laboral sea mucho más agradable y productiva.

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